電子取引については電子保存を行わなければならない
2022年1月以降、電子取引の取引情報については、電子取引のデータのまま保存する必要があります。電子取引のデータのまま、つまり、紙に出力して保存することはできないということになります。
そもそも電子取引とは
請求書、領収書、納品書、送り状、見積書、契約書などを、紙で受領しないのであれば電子取引になります。
メール送信時に、ファイル添付をして行われるもの
メールそのもの
ファックスの受信データが直接PCに取り込まれるもの
WEB明細
EDIシステムを使った取引
請求書や領収書などのデータを、記録媒体(DVDやUSBなど)で受領したもの など
身近にある電子取引
仰々しく、電子取引などと言っていますが、私たちの生活に当たり前に存在しています。
交通系カードの利用明細、クレジットカードの購入明細、AmazonなどのネットサイトでのWEB領収書、水道光熱費や、通信費など、あらゆるものがインターネット各サイトのマイページなどにログインして、確認するようになっています。
紙で受領しないのであれば、いずれも電子取引です。紙・電子の両方で受領する場合も、電子取引に該当し、紙保存は認められません。
もちろん、従来通り、紙にプリントアウトしたものを確認しながら、帳簿つけを行うということは問題にはなりませんし、実際、経理作業を行うなら、そのようにされる方のほうが多いのではないでしょうか。(クラウド会計ソフトで、同期をしているという場合は別でしょうが・・・)
現実的には、データとして保存を行うという作業が、追加になると考えてもらった方が良いでしょう。
保存方法にもいろいろと規定がある
自己で改ざんできるような場合には、タイムスタンプを押さなければダメとか言われていますが、そういう機能が備わった会計ソフトやシステムを準備しなければなりませんし、コストを抑えたい場合には不向きと言わざるをえません。
コスト面から最も適している方法は、「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」の備付けをすることです。
国税庁のHPにひな形が提供されています。
2021.10.16
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